1. Responsabilités et fonctionnement

Le président-directeur général de l’entreprise délègue au vice-président ressources humaines la fonction de Responsable de la protection des renseignements personnels (« RPRP »), tel que prévu par la loi.

Un comité a été mis en place à compter de janvier 2023 pour appuyer le RPRP et assurer le suivi de nos engagements en matière de protection des renseignements personnels.

Ce comité se réunit au moins deux fois par année, ou plus fréquemment selon les besoins. Il est composé du vice-président, ou d’un employé désigné par celui-ci, pour chacun des secteurs névralgiques suivants :

• ressources humaines

• technologie de l’information

• finances

• affaires juridiques

2. Collecte de renseignements personnels

Nous nous engageons à ne collecter que les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de nos activités.

Nous informons nos employés et collaborateurs des fins pour lesquelles ces renseignements sont collectés et, lorsque requis, nous obtenons leur consentement pour les utiliser ou les communiquer.

3. Divulgation de renseignements personnels

Nous ne divulguons des renseignements personnels à des tiers que dans les cas suivants :

• lorsque nous obtenons le consentement de la personne concernée, ou

• lorsque la loi le permet ou l’exige.

4. Sécurité des renseignements personnels

Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre :

• la perte

• l’utilisation abusive

• l’accès non autorisé

• la divulgation

• l’altération

• la destruction

5. Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés dans des systèmes et classeurs sécurisés, dont les accès sont contrôlés.
L’accès est réservé à un nombre restreint d’employés qui ont absolument besoin de ces informations pour exécuter leur travail.

Les renseignements personnels qui ne sont plus requis sont détruits selon un processus révisé annuellement par le comité.

6. Gestion des incidents

Le RPRP est responsable de prendre toutes les mesures nécessaires lorsqu’un incident de sécurité impliquant des renseignements personnels survient.

Il doit également tenir un registre des incidents, qui inclut notamment :

• la date et les circonstances de l’incident ;

• la date à laquelle l’entreprise a pris connaissance de l’incident ;

• l’identité de la personne qui a mené l’enquête ;

• les renseignements personnels concernés ;

• le niveau de sensibilité des renseignements visés ;

• le nombre de personnes affectées ou une estimation ;

• les mesures prises afin de réduire les préjudices ;

• la date de transmission de l’avis à la Commission d’accès à l’information ainsi qu’aux personnes visées ;

• le cas échéant, les motifs justifiant que l’entreprise n’a pas à divulguer l’incident.

7. Reddition de comptes

Une fois par année, le RPRP présente au Conseil d’administration de l’entreprise un rapport des activités du comité liées à la protection des renseignements personnels.

8. Accès aux renseignements personnels et plaintes

Tous les employés et partenaires ont le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels que nous détenons et de demander leur correction s’ils estiment qu’ils sont inexacts.

Ils peuvent également formuler une plainte s’ils jugent que leurs renseignements personnels ne sont pas traités ou conservés de manière adéquate.

Le RPRP a la responsabilité de traiter avec diligence toutes les demandes et plaintes.

Veuillez adresser votre demande ou plainte au Responsable de la protection des renseignements personnels.

9. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou la manière dont nous gérons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels :

Jean-François Reid
Vice-président, ressources humaines
📧 jeanfrancoisreid@roxborobauval.ca
📞 (514) 631-1888